‘‘Kijk jij even in welke vergaderruimte we zitten?’’…
…“Ik zie niks staan hoor!”
“Oh, dan denk ik dat ik ben vergeten een ruimte te reserveren. Mijn fout!”…
Bovenstaande conversatie is een veelvoorkomend fenomeen op de werkvloer. In het bedrijfsleven wordt er heel wat vergaderd. We nemen eigenlijk dagelijks wel plaats aan de vergadertafel om allerlei zaken te bespreken. Voor een groot deel van werkend Nederland zijn vergaderingen een noodzakelijk kwaad. Ze gaan altijd ten koste van bruikbare en kostbare tijd. Tijd die liever aan andere zaken wordt besteed. Voor anderen zijn meetings hét moment om zich te laten horen, soms tot ergernis van zijn of haar collega’s. Toch horen meetings nou eenmaal bij de gemiddelde kantoorbaan. Daar valt weinig aan te veranderen!
Naast dat er vaak wordt vergeten een vergaderruimte te reserveren, komt het ook regelmatig voor dat het gebouw of kantoor überhaupt geen geschikte ruimte heeft. Wat dan? Als er belangrijke (potentiële) klanten op bezoek komen moet er wel een mogelijkheid zijn om ze fatsoenlijk te ontvangen. Veel bedrijven wijken hiervoor uit naar externe vergaderruimtes. Dat biedt ze een aantal voordelen.
Logistiek gemak
Bij een externe, tijdelijke vergaderruimte zijn de betrokken partijen niet aan één plek gebonden. Hierdoor kan er dus op een strategische plaats worden afgesproken, waarbij rekening wordt gehouden met de reistijd van alle aanwezigen. Stel er vindt een meeting plaats tussen de managementteams van Noord Brabant, Noord Holland en Groningen. In plaats van urenlange reistijd voor twee van de drie teams kunnen ze kiezen voor een vergaderruimte in Utrecht. Dat scheelt iedereen tijd.
Ook wanneer er internationale klanten komen die slecht één dag in Nederland kunnen blijven kan een tijdelijke ruimte uitkomst bieden. Bijvoorbeeld een vergaderruimte op Schiphol. In het WTC bij het vliegveld zijn verschillende ruimtes beschikbaar voor meetings. Dat is qua bereikbaarheid natuurlijk ideaal.
Het is gemakkelijk
Bij gebruik van externe meeting rooms worden alle randzaken vaak geregeld door de verhuurder. Dat wil zeggen dat er indien gewenst koffie en wat te eten klaarstaat voor alle gasten. Dat scheelt geregel én het wordt sowieso niet vergeten. Zo maakt het bedrijf altijd een goede eerste indruk bij zijn gasten.
Ook is er vrijwel altijd moderne apparatuur aanwezig om te helpen bij die wervende presentatie voor potentiële klanten. Dat scheelt ook een hoop geregeld met beamers en ander presentatiemateriaal. Alles staat al klaar zodat alle focus op een goede voorbereiding van de inhoud komt te liggen.
Interessant kostenplaatje
Zit een organisatie op het randje van de capaciteit van het kantoor? Ook dan kan een tijdelijke, externe ruimte oplossing bieden. Vooral wanneer de drukte seizoens- of periodeafhankelijk is. Het is in dat soort gevallen zonde om te investeren in een permanente oplossing als dit niet altijd nodig is. Als die ruimte de helft van de tijd niet wordt gebruikt is het de investering – of zelfs de verhuizing – niet waard.
Het werkt motiverend
Naast praktisch nut, werkt een externe ruimte ook motiverend. Het is een frisse afwisseling van de reguliere werkplek. Zo’n nieuwe omgeving kan motiverend werken en bijdragen aan een productieve meeting. Het houdt mensen fris en fruitig, vooral als het een mooie locatie betreft. Dat komt het nut van de vergadering natuurlijk ten goede. Het wordt makkelijker voor alle betrokkenen om hun aandacht vast te houden. Dat betekent meer efficiëntie en hogere productiviteit. Daar wordt menig manager vrolijk van!
Een gebrek aan vergaderruimte hoeft dus niet direct een probleem te zijn. Er zijn voldoende opties om uit te wijken als de situatie daarom vraagt. Het is belangrijker om gasten goed te ontvangen dan ze op eigen locatie te ontvangen. Niet ieder bedrijf heeft immers beschikking over een groot pand met vergaderruimtes op iedere hoek.